Kesiapsiagaan Badai untuk Dunia Usaha Bagian Satu: Perencanaan Pemulihan Bencana

Saat negara ini memulai Pekan Kesiapsiagaan Badai, FOXNews.com berbicara dengan dua pakar pemulihan bencana untuk mengetahui cara memastikan Anda dan bisnis Anda siap menghadapi badai apa pun.

Ini adalah bagian pertama dari seri lima bagian yang menawarkan jawaban dari Tom Serio, direktur manajemen kesinambungan bisnis untuk Office Depot, dan Jon Toigo, CEO dan mitra pengelola Toigo Partners International, mengenai topik berikut: Perencanaan pemulihan bencana, melindungi orang-orang Anda, melindungi data Anda, berinvestasi dalam perencanaan bencana dan cara membuat rencana pemulihan bencana untuk bisnis Anda.

Bagian 1: Perencanaan Pemulihan Bencana

T. Apa yang dimaksud dengan perencanaan pemulihan bencana?

Tom yang serius: Perencanaan pemulihan bencana adalah tentang kelangsungan bisnis.

Rencana darurat dapat memastikan bahwa operasional bisnis Anda tidak terhenti ketika menghadapi kejadian yang tidak terduga. Hal ini berarti memiliki program untuk menghindari bencana yang dapat dicegah dan menangani kejadian yang tidak dapat Anda hindari. Untuk memiliki rencana yang baik dan teruji; yang mana karyawan Anda sudah terlatih sepenuhnya; dapat memungkinkan bisnis Anda berhasil “mengatasi” badai apa pun. Jika Anda siap, Anda bisa menghadapi bencana apa pun, baik itu badai, kebakaran, atau banjir; atau bencana teknologi yang bisa terjadi kapan saja, seperti virus komputer atau pemadaman listrik.

T. Mengapa hal ini penting?

Jon Toigo: Sederhananya, tidak memiliki rencana atau sistem cadangan dapat berarti akhir dari bisnis Anda.

Perusahaan yang menolak akses ke data penting selama lebih dari 48 hingga 72 jam mungkin tidak akan pernah pulih sepenuhnya. Dan karena para ahli memperkirakan musim badai yang sangat aktif tahun ini, penting bagi bisnis untuk bersiap menghadapi potensi bencana.

T. Apa saja kesalahan perencanaan yang paling umum?

Serius: Kesalahan paling umum adalah tidak merencanakan potensi bencana. Hal ini mungkin disebabkan oleh ketakutan bahwa manajemen tidak akan mendukungnya karena biayanya terlalu besar, atau karena Anda menganggap bisnis Anda terlalu kecil untuk terpengaruh. Namun ingat, selama ini Anda telah berinvestasi dalam membangun bisnis Anda – secara finansial dan emosional – jadi sekarang bukanlah waktu yang tepat untuk mengambil jalan pintas. Selain itu, perencanaan bencana tidak memerlukan solusi jutaan dolar. Anda hanya memerlukan rencana akal sehat yang melindungi Anda, karyawan, dan bisnis Anda.

Kesalahan kedua adalah kurangnya pengujian yang memadai. Pada kenyataannya, pengujian adalah satu-satunya cara untuk menemukan kesenjangan dalam perencanaan dan pelatihan karyawan. Pengujian membantu Anda beradaptasi dengan perubahan dalam bisnis dan infrastruktur teknologinya yang terjadi secara alami seiring berjalannya waktu.

Klik di sini untuk mengunjungi halaman Bisnis Kecil BARU FOXBusiness.com.

T. Apa yang harus menjadi tujuan utama pemilik usaha kecil?

ke sana: Aturan nomor satu dalam perencanaan bencana adalah melindungi aset Anda yang paling berharga: orang-orang dan data Anda. Kedua, Anda perlu membuat rencana kapan, di mana, dan bagaimana karyawan Anda akan kembali bekerja.

T. Apa tiga hal utama yang harus dilakukan sebagai persiapan?

Serius: 1. Perbarui daftar kontak bisnis Anda, buat proses komunikasi yang jelas, dan rencanakan bagaimana Anda akan menghubungi satu sama lain dalam skenario yang berbeda. Kami mempelajari hal ini dengan susah payah tahun lalu ketika karyawan tersebar di seluruh negeri di daerah yang terkena dampak. Saat membuat daftar kontak Anda, dapatkan informasi sebanyak mungkin – informasi kontak anggota keluarga, perangkat komunikasi alternatif, dll.

2. Cadangkan semua data penting Anda dan pindahkan media ke fasilitas penyimpanan di luar lokasi.

3. Latih dan uji rencana Anda. Bentuk tim yang terdiri dari dua orang atau lebih untuk menangani fungsi-fungsi utama dalam keadaan darurat. Dan, berlatih, berlatih, berlatih melalui latihan teratur.

T. Apa perbedaan rencana pemulihan bencana untuk berbagai jenis bisnis?

ke sana: Perencanaan dan pemulihan bencana bukanlah masalah yang menentukan ukuran atau jenis bisnis Anda.

Meskipun perencanaan bencana bukanlah konsep yang bisa diterapkan untuk semua; untuk memberikan struktur pada rencana pemulihan Anda dan membantu memprioritaskan tujuan pemulihan, Anda harus menentukan proses bisnis yang penting. Ini membantu Anda menentukan teknologi yang mendukung data Anda. Setelah hal-hal ini selesai, Anda dapat mengetahui data apa yang harus dicadangkan dan mulai merencanakan bagaimana Anda akan memulihkan produktivitas bisnis Anda setelah terjadi peristiwa bencana.

T. Apakah usaha kecil berbeda dengan korporasi dalam hal perencanaan pemulihan bencana?

Serius: Bencana memiliki arti yang sama bagi setiap bisnis: gangguan yang tidak direncanakan pada fungsi dan proses bisnis normal dalam jangka waktu yang tidak dapat diterima.

Faktanya, usaha kecil dan menengahlah yang cenderung lebih rentan, justru karena mereka tidak berpikir demikian. Kenyataannya adalah, jauh lebih mudah bagi usaha kecil untuk mempersiapkan dan menyelesaikan pekerjaannya.

Untuk melakukan hal ini, identifikasi tujuan pemulihan Anda, termasuk seberapa cepat proses bisnis utama Anda harus aktif dan berjalan kembali. Kemudian buat strategi pemulihan yang sesuai.

Sebagian besar perusahaan – baik kecil maupun besar – memerlukan rencana khusus untuk pemulihan: 1) aplikasi dan data mereka yang mendukung proses bisnis utama; 2) jaringan suara dan data; dan 3) wilayah kerja pengguna.

T. Sumber daya apa saja yang dapat digunakan pemilik bisnis untuk membuat rencana pemulihan bencana mereka sendiri?

ke sana: Mulai 22 Mei, pelaku bisnis dan profesional dapat mendaftar di www.officedepot.com dan unduh salinan gratis “Kesiapsiagaan Bencana: Saran yang Dapat Anda Andalkan untuk Menghadapi Badai Apa Pun” dari Office Depot. Panduan ini berisi informasi tentang cara mempersiapkan bisnis Anda menghadapi peristiwa yang berpotensi mengganggu atau membawa bencana.

Saya juga merekomendasikan kepada pemilik usaha tersebut Situs web Departemen Keamanan Dalam Negeri AS Ready.govyang dirancang untuk memulai proses pembelajaran tentang kesiapan warga, dan Perencanaan Pemulihan Bencana.org dan itu Institut Manajemen Data – dua sumber daya online yang informatif untuk pemulihan bencana dan perencanaan perlindungan data.

Jika mereka belum melakukannya, perusahaan kecil harus membiasakan diri dengan The Administrasi Bisnis Kecilyang memberikan pinjaman bantuan bencana kepada bisnis yang memenuhi syarat setelah bencana.

T. Apa saja tantangan utama yang mungkin dihadapi pemilik bisnis selama proses ini?

ke sana: Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi pemilik usaha adalah persepsi bahwa perencanaan bencana adalah proses yang sulit dan mahal. Pada kenyataannya, perencanaan pemulihan bencana tidak serumit yang dibayangkan dan terdapat sejumlah alat sederhana dan terjangkau yang tersedia untuk melindungi dunia usaha.

Media cadangan sederhana seharga $1,00 seperti CD yang dapat ditulisi dapat menjadi penentu antara bencana bisnis dan kelangsungan bisnis bagi perusahaan kecil. Tergantung pada jumlah informasi penting yang perlu Anda lindungi, tersedia berbagai macam media terjangkau seperti DVD dan disk portabel yang dapat dihubungkan dengan cepat ke port USB komputer Anda. Pastikan untuk membawa salinan perangkat lunak cadangan Anda ke lokasi luar situs yang aman setelah dibuat.

T. Pelajaran apa yang Anda peroleh dari pengalaman pemulihan bencana Anda sendiri?

Serius: Berkantor pusat di Florida Selatan, kami mengetahui secara langsung betapa pentingnya persiapan. Tahun lalu saja, Office Depot berhasil melewati empat badai besar di kantor pusat perusahaannya dan di hampir 100 toko di kawasan Teluk. Berkat kesiapsiagaan kami terhadap bencana, banyak toko kami yang dibuka kembali dengan cepat.

Office Depot telah menerapkan program manajemen krisis, pemulihan bencana, dan kelangsungan bisnis yang komprehensif yang memobilisasi dan mendukung setiap aspek bisnis kami, dan kami terus mencari cara untuk meningkatkan dan memperkuat rencana ini.

Tahun lalu, Office Depot menjadi tempat membeli ponsel, laptop, dll. pengisian daya di toko-toko di daerah bencana. Untuk membantu mendukung toko kami menghadapi musim badai yang akan datang, kami menyediakan bahan bakar diesel untuk generator dari pemasok luar dan telah menambahkan kotak “koneksi cepat” di lokasi di wilayah pesisir untuk menghasilkan generator yang efisien.

Kami juga telah membentengi kampus perusahaan kami dengan generator cadangan untuk memberi daya penuh pada setiap gedung dan menerapkan rencana pemulihan fasilitas yang lebih baik, termasuk peningkatan persiapan, prosedur penilaian kerusakan yang ringkas, dan “zona serangan” untuk meningkatkan posisi kontraktor.

Kiat dari para ahli:

Tom yang serius: “Rencanakan, rencana, rencana. Pastikan Anda memiliki rencana darurat yang baik, namun Anda juga harus fleksibel ketika terjadi bencana agar bisnis Anda dapat berjalan dengan cepat.”

Jon Toigo menambahkan: “Bangun rencana Anda untuk fokus pada hal-hal yang ingin Anda lindungi, dan jangan terjebak dalam semua ancaman yang ada. Strategi yang sederhana dan terjangkau adalah bekerja terlebih dahulu untuk melindungi orang dan data, baru kemudian membangun.prosedur untuk mengganti sistem dan ruang kerja pengguna untuk memastikan semua basis Anda tercakup.”

Periksa kembali hari Selasa untuk mengetahui kesiapsiagaan badai bagi bisnis Kedua: Lindungi rakyat Anda.

Klik di sini untuk mengunjungi halaman Bisnis Kecil BARU FOXBusiness.com.