Kesiapsiagaan Badai bagi Dunia Usaha Bagian Kedua: Lindungi Karyawan Anda

Itu Pusat Badai Nasional memperkirakan akan ada empat hingga enam badai besar dan hingga 16 badai bernama di Atlantik dan Teluk Meksiko pada musim ini. Saat awal musim badai mendekat pada tanggal 1 Juni, penting untuk memastikan bisnis Anda siap.

Ini adalah bagian kedua dari seri lima bagian yang menampilkan jawaban dari Tom Serio, direktur manajemen kesinambungan bisnis untuk Office Depot, dan Jon Toigo, CEO dan mitra pengelola Toigo Partners International, mengenai topik berikut: Perencanaan Pemulihan Bencana Melindungi Karyawan Anda Melindungi Data Anda Berinvestasi dalam Perencanaan Bencana dan Cara Membuat Rencana Pemulihan Bencana untuk Bisnis Anda.

• Klik di sini untuk mengunjungi halaman Bisnis Kecil BARU FOXBusiness.com.

Bagian 2: Lindungi orang-orang Anda

T. Hal terpenting apa yang harus Anda lakukan untuk melindungi staf Anda?

SERIUS Tom: Karyawan merupakan sumber daya terpenting suatu perusahaan.

Aspek paling penting dalam perencanaan darurat adalah membuat karyawan berpikir ke depan. Untuk melindungi mereka dari bencana, lakukan empat langkah berikut:

1. Buat daftar kontak yang solid dan selalu perbarui informasinya serta dapat diakses oleh karyawan Anda. Sertakan vendor dan pemasok utama, serta organisasi layanan darurat seperti pemadam kebakaran dan kepolisian setempat, layanan rumah sakit dan ambulans, layanan bangunan, dan lembaga bantuan pemerintah. Pastikan daftar kontak Anda menyertakan nomor telepon alternatif jika ada yang tidak dapat diakses.

2. Tetapkan proses komunikasi dan rencana yang jelas, dan latih bagaimana Anda akan menghubungi satu sama lain dalam skenario yang berbeda.

3. Atur persediaan: Pastikan bisnis Anda memiliki akses terhadap uang tunai, generator, baterai, dan persediaan seperti kotak P3K, air, makanan, dan barang perawatan pribadi.

4. Memberikan bantuan kepada karyawan dengan melatih staf mengenai CPR dan pertolongan pertama. Kami juga telah membuat Family Disaster Kits untuk karyawan Office Depot, yang menyediakan sumber daya penting bagi karyawan untuk membantu mereka melalui acara tersebut.

T. Apa saja contoh tindakan yang pernah Anda lakukan di masa lalu untuk melindungi staf Anda?

SERIUS: Setelah melewati empat badai besar tahun lalu Florida Selatan dan di seluruh negara-negara Teluk, Office Depot mendukung karyawannya dengan cara berikut:

• Mendirikan “pusat bantuan bencana terpadu” di tujuh toko di seluruh wilayah yang terkena dampak bencana di mana karyawan kami dapat mengumpulkan persediaan dan layanan
• Mengatur 1.200 makanan dan kotak perawatan pribadi untuk didistribusikan kepada karyawan Office Depot yang kehilangan pekerjaan
• Pinjaman yang diberikan kepada karyawan yang dipindahkan sebagai bagian dari dana bantuan bencana Office Depot
• Membuat iklan surat kabar dengan nomor bebas pulsa Office Depot untuk dihubungi oleh karyawan yang terkena dampak, dan memberikan informasi di situs web internal perusahaan

Tahun ini kami juga telah meningkatkan fungsi dukungan rekanan kami dengan menyertakan informasi kontak tambahan (misalnya nomor telepon anggota keluarga dan perangkat komunikasi alternatif), perumahan yang dipesan, lokasi bantuan, dan barang bantuan. Kami juga memperkuat komunikasi dengan rekan kerja melalui buletin informasi email dan menyempurnakan fitur Hotline Badai.

T. Apa hal terpenting yang harus dilakukan perusahaan untuk membantu stafnya setelah terjadi bencana?

SERIUS: Ingat, pada saat terjadi bencana, keadaan tidak berjalan seperti biasanya. Fokusnya harus pada membantu karyawan mengatasi masalah pribadi, mulai dari rumah yang rusak hingga cedera pribadi. Berkali-kali, saya melihat karyawan memilih untuk memprioritaskan pekerjaan daripada menata kembali kehidupan yang disruptif karena itulah satu-satunya sisa kehidupan normal yang mereka miliki. Sebagai pemberi kerja, Anda ingin membuat masa sulit ini semudah mungkin. Salah satu cara terbaik untuk mendukung mereka adalah melalui persiapan Anda – mengembangkan daftar kontak, rencana komunikasi yang jelas, dan mengatur persediaan.

T. Sumber daya eksternal apa saja yang dapat digunakan staf Anda untuk membantu mereka melewati bencana?

SERIUS: Itu Web Departemen Keamanan Dalam Negeri AS situs web ini merupakan kerangka kerja akal sehat untuk kesiapsiagaan bencana dan memberikan tip-tip hebat bagi individu dan bisnis.

T. Persiapan apa saja yang dapat dilakukan sendiri oleh staf Anda?

SERIUS: Mencadangkan file secara teratur dan menyiapkan perlengkapan bencana adalah tindakan sederhana yang harus dilakukan seseorang. Seluruh karyawan dapat menyimpan dan membackup data secara rutin. Hal-hal seperti informasi kontak dan database alamat mungkin tampak kecil, namun dapat membantu pemulihan yang cepat.

T. Bagaimana Anda bisa mengajari staf Anda tentang melindungi rumah dan keluarga mereka saat terjadi bencana?

SERIUS: Ada sejumlah kesamaan antara kesiapsiagaan bencana di rumah dan di kantor. Karyawan harus memulai dengan mengembangkan rencana, membuat daftar kontak untuk anggota keluarga dan membuat rencana komunikasi serta menyusun perlengkapan darurat. Saya juga merekomendasikan kunjungan staf Siap.gov untuk informasi dan sumber tambahan.

T. Bagaimana staf Anda dapat berkontribusi aktif dalam proses perencanaan?

SERIUS: Karyawan Anda sering kali menjadi garis depan pertahanan Anda dalam pemulihan dan perencanaan bencana. Libatkan mereka di setiap langkah – dalam pengembangan, revisi, dan pengujian. Sama seperti proses bisnis Anda sehari-hari yang beradaptasi dengan perubahan lingkungan, begitu pula rencana pemulihan bencana Anda.

Karyawan juga dapat berpartisipasi dan berpartisipasi dalam tim perencanaan bencana. Tim harus terdiri dari dua orang atau lebih – orang utama dan cadangan – yang menangani fungsi-fungsi utama dalam keadaan darurat. Anggota tim harus diberdayakan sepenuhnya untuk mengambil keputusan di bidangnya, dan dilatih untuk berpikir dan bertindak rasional dalam menghadapi bencana.

T. Bagaimana Anda dapat membantu mengurangi dampak stres yang ditimbulkan badai terhadap staf Anda?

SERIUS: Setelah terjadinya dampak badai atau bencana alam atau bahkan bencana sehari-hari, penting untuk diingat bahwa ini bukanlah situasi yang normal. Karyawan mungkin kehilangan rumah atau anggota keluarganya, namun kembali bekerja sering kali dapat menjadi terapi dan memberikan rasa normal.

T. Apa saja kekhawatiran lain yang mungkin dihadapi suatu bisnis terkait stafnya?

SERIUS: Setelah bencana besar, karyawan, pemasok, dan persediaan dapat menyebar ke seluruh wilayah. Banyak anggota staf dan kontak mungkin bekerja dari rumah atau bekerja jarak jauh di kantor sementara. Melalui protokol komunikasi yang teruji dengan baik, bisnis dan karyawan dapat tetap berkomunikasi selama terjadi pemadaman listrik.

T. Elemen apa yang paling penting untuk dipertimbangkan ketika mempersiapkan staf Anda?

SERIUS: Aspek paling penting dalam perencanaan darurat adalah membuat karyawan berpikir ke depan.

Perencanaan bencana adalah sebuah proses fleksibel yang memerlukan penyesuaian yang sering dan pengujian berkala. Karyawan harus berperan aktif dalam mengembangkan rencana bersama manajemen. Mereka harus memberikan informasi kontak yang mendalam dan pembaruan serta berpartisipasi dalam latihan.

Kiat dari ahlinya:

SERIUS: “Bangun daftar kontak karyawan yang komprehensif, tetapkan proses komunikasi yang jelas, dan rencanakan bagaimana Anda akan menghubungi satu sama lain dalam skenario yang berbeda, seperti ketika karyawan tersebar di lokasi berbeda. Pastikan daftar kontak Anda menyertakan nama dan nomor anggota keluarga karyawan di negara bagian lain.”

Periksa kembali hari Rabu untuk Kesiapsiagaan Badai bagi Bisnis Bagian Tiga: Melindungi Data Anda.

Klik di sini untuk mengunjungi halaman Bisnis Kecil BARU FOXBusiness.com.