Kesiapsiagaan Badai untuk Bisnis Bagian Lima: Cara Membuat Rencana Pemulihan Bencana

Dengan satu minggu tersisa sebelum dimulainya musim badai pada tanggal 1 Juni, inilah waktunya untuk melakukan sentuhan akhir pada persiapan Anda, dan memastikan bisnis Anda memiliki rencana terperinci yang siap jika terjadi keadaan darurat.

Ini adalah bagian terakhir dari seri lima bagian yang menampilkan jawaban dari Tom Serio, Direktur Manajemen Kontinuitas Bisnis untuk Office Depot dan Jon Toigo, CEO dan Managing Partner Toigo Partners International, mengenai topik berikut: Perencanaan pemulihan bencana, melindungi orang-orang Anda, melindungi data Anda, berinvestasi dalam perencanaan bencana dan cara membuat rencana pemulihan bencana untuk bisnis Anda.

Bagian 5: Cara Membuat Rencana Pemulihan Bencana untuk Bisnis Anda

Klik di sini untuk mengunjungi halaman Bisnis Kecil BARU FOXBusiness.com.

T. Apa saja hal terpenting yang harus dilakukan oleh bisnis untuk mempersiapkan diri?

SERIUS: Jika Anda belum melakukannya, buatlah rencana pemulihan bencana. Setelah rencana dikembangkan, praktik, praktik, praktik.

Mulailah dengan mengunduh salinan gratis “Kesiapsiagaan Bencana: Nasihat yang Dapat Anda Andalkan untuk Menghadapi Badai Apa Pun.” Dan saat Anda mengembangkan rencana tersebut, ingatlah tiga pedoman berikut:

— Perbarui daftar kontak bisnis Anda, buat proses komunikasi yang jelas, dan rencanakan bagaimana Anda akan menghubungi satu sama lain dalam skenario yang berbeda. Saat membuat daftar kontak Anda, dapatkan informasi sebanyak mungkin — informasi kontak anggota keluarga, perangkat komunikasi alternatif, dll.

– Cadangkan semua data penting Anda dan pindahkan media ke fasilitas penyimpanan di luar lokasi atau lokasi aman lainnya.

— Latih dan uji rencana Anda. Bentuk tim yang terdiri dari dua orang atau lebih untuk menangani fungsi-fungsi utama dalam keadaan darurat.

T. Haruskah perusahaan mempekerjakan ahli dari luar untuk mengembangkan rencana pemulihan bencana?

TOIGO: Ahli perencanaan dan pemulihan bencana yang sebenarnya adalah perusahaan yang pernah menghadapi bencana dan berhasil pulih. Itu sebabnya Office Depot mengumpulkan pengetahuannya ke dalam sumber daya online baru, “Kesiapsiagaan Bencana: Nasihat yang Dapat Anda Andalkan untuk Menghadapi Badai Apa Pun.”

Sifat dari perencanaan pemulihan bencana itu sendiri, keunikan masing-masing organisasi bisnis, dan pesatnya perubahan teknologi, semuanya digabungkan untuk membuat setiap rencana merupakan karya asli dari perancangnya. Singkatnya: Tidak ada cara yang salah dalam mengembangkan rencana pemulihan bencana – seseorang tidak memerlukan sertifikasi profesional untuk melakukan pekerjaan tersebut, namun cukup yakin untuk mengembangkan rencana yang dapat diuji dengan menerapkan keterampilan manajemen proyek yang mudah diakses, pengetahuan industri, dan bisnis. dan keterampilan teknis serta akal sehat yang sehat.

Sebuah perusahaan dapat mempekerjakan seorang ahli eksternal untuk membantu mengembangkan sebuah rencana, namun perusahaan harus sepenuhnya mendukung pengembangan tersebut dan memiliki rencana tersebut setelah rencana tersebut dibuat. Merupakan tanggung jawab perusahaan untuk memiliki, memelihara, dan meningkatkan rencana untuk mencerminkan setiap perubahan bisnis.

T. Seberapa sering Anda perlu memperbarui paket Anda?

TOIGO: Pembaruan pada rencana pemulihan bencana Anda harus dilakukan secara berkelanjutan. Daftar kontak harus ditinjau ketika karyawan baru dipekerjakan, pindah ke alamat baru atau bahkan mengubah nomor telepon mereka.

Tinjauan lengkap dan mendalam terhadap rencana pemulihan bencana Anda harus dilakukan setidaknya setahun sekali. Seiring berkembangnya bisnis Anda, fungsi-fungsi penting berubah atau aplikasi dan jaringan Anda berubah, begitu pula rencana pemulihan bencana Anda.

T. Siapa yang harus dilibatkan dalam pembuatan rencana tersebut?

SERIUS: Bentuk tim pemulihan bencana yang terdiri dari dua orang atau lebih – orang utama dan cadangan. Beberapa tim dapat dibentuk untuk tanggung jawab tertentu seperti pemulihan sistem dan jaringan, komunikasi karyawan, transaksi vendor dan pemasok, evaluasi penyimpanan dan asuransi, dan komunikasi media.

Saat membuat tim, pertimbangkan untuk menyertakan berbagai orang dari dalam organisasi Anda. Sertakan staf dengan keterampilan teknis serta manajer yang memahami cara bisnis Anda beroperasi sehari-hari.

T. Apa saja komponen utama dari sebuah rencana?

TOIGO: Komponen penting dari setiap rencana pemulihan bencana adalah menetapkan rencana yang jelas untuk melindungi aset Anda yang paling berharga: karyawan dan data Anda. Lakukan ini dengan membuat daftar kontak dan mengembangkan proses untuk berkomunikasi dengan karyawan serta vendor dan pemasok utama. Untuk data, selesaikan pencadangan rutin dan simpan di lokasi yang aman di luar lokasi.

Berikan struktur pada rencana pemulihan Anda dan bantu memprioritaskan tujuan dengan menentukan informasi yang penting bagi kelangsungan bisnis Anda, teknologi yang mendukung prosedur ini, data yang dihasilkan dan digunakan oleh proses ini, dan bagaimana informasi tersebut disimpan saat ini.

Sebagian besar perusahaan, baik kecil maupun besar, memerlukan rencana khusus untuk pemulihan:

• Aplikasi dan datanya yang mendukung proses bisnis utama
• Jaringan suara dan data
• Ruang kerja pengguna

Rencana tersebut juga harus mencakup daftar fungsi bisnis penting Anda dan prosedur tentang cara memulihkan dan memulai kembali prosedur tersebut dalam mode bencana.

Q. Apakah ada formula perencanaan pemulihan bencana?

SERIUS: Perencanaan bencana bukanlah sebuah konsep yang universal.

Meskipun demikian, ada sejumlah sumber daya yang tersedia untuk digunakan oleh dunia usaha saat mereka mengembangkan rencana pemulihan bencana. Situs web seperti Departemen Keamanan Dalam Negeri AS, Perencanaan Pemulihan Bencana.org dan itu Institut Manajemen Data menyediakan templat dan informasi terperinci tentang cara membuat rencana pemulihan bencana Anda sendiri.

T. Kebutuhan unik apa yang harus dipertimbangkan oleh usaha kecil saat membuat rencana mereka?

TOIGO: Perencanaan dan pemulihan bencana bukanlah persoalan yang menentukan besar kecilnya bisnis Anda. Apakah Anda memiliki usaha kecil atau perusahaan besar, pertimbangan taktisnya sama. Tentukan proses bisnis penting Anda; teknologi yang mendukung proses ini; data yang dihasilkan dan digunakan oleh proses ini; dan bagaimana serta di mana data tersebut disimpan saat ini. Data adalah inti dari proses pemulihan dan penting untuk memahami pentingnya data dalam konteks bisnis jika Anda ingin melindunginya.

Meskipun demikian, kompleksitas strategi pemulihan bencana yang dibutuhkan oleh perusahaan besar jauh lebih besar dibandingkan dengan kompleksitas yang dibutuhkan oleh perusahaan kecil. Kompleksitas yang lebih besar biasanya memerlukan kebutuhan anggaran yang lebih besar. Sebuah perusahaan kecil mungkin dapat membangun strategi pemulihan yang efektif dengan biaya yang cukup terjangkau; perusahaan yang lebih besar mungkin sedang mempertimbangkan investasi yang signifikan.

Namun perlu diingat, banyak usaha kecil menggunakan desktop, laptop, atau bahkan server dasar bersama dengan perangkat lunak siap pakai, seperti Word, Unggul dan lain-lain. Menggunakan item umum ini akan sangat membantu kemampuan Anda untuk membangun kembali infrastruktur komputasi dan memulihkan data dan bisnis Anda.

T. Apakah ada sumber daya khusus yang membantu dunia usaha membuat rencana pemulihan bencana?

SERIUS: Bisnis dapat mendaftar di www.officedepot.com/getprepared dan unduh salinan gratis “Kesiapsiagaan Bencana: Saran yang Dapat Anda Andalkan untuk Menghadapi Badai Apa Pun” dari Office Depot. Panduan ini berisi informasi tentang cara mempersiapkan bisnis Anda menghadapi peristiwa yang berpotensi mengganggu atau membawa bencana.

Saya juga merekomendasikan agar pembaca berkunjung Situs web Departemen Keamanan Dalam Negeri ASyang dirancang untuk meluncurkan proses pembelajaran tentang kesiapan masyarakat, dan Palang Merah Amerikayang, selain memberikan informasi perencanaan, juga memberikan pelatihan darurat.

T. Apakah penting untuk mendiskusikan rencana pemulihan bencana dengan karyawan Anda?

SERIUS: Sangat. Berkomunikasi secara teratur dengan karyawan sebelum, selama dan setelah insiden. Sebagai aset penting bagi perusahaan Anda, karyawan Anda harus mengetahui rencana dan prosedur bencana untuk memastikan pemulihan jika terjadi insiden. Dan saat Anda menguji dan mempraktikkan rencana pemulihan Anda, sertakan sepenuhnya karyawan Anda. Dengan cara ini, mereka akan terbiasa dengan prosesnya, dapat membantu mengidentifikasi kelemahan dalam rencana Anda, dan sudah berpengalaman ketika memulihkan diri dari bencana yang sebenarnya.

T. Bagaimana Anda mengetahui apakah rencana yang Anda selesaikan sudah memadai?

TOIGO: Menguji dan menguji ulang rencana Anda adalah satu-satunya cara untuk menemukan kesenjangan dan membuat perubahan yang diperlukan. Tanpa pengujian, perencanaan tidak ada gunanya. Saya menyarankan agar perusahaan menetapkan jadwal pengujian rutin yang berkesinambungan, termasuk pengujian spontan.

Pengujian juga melatih kader orang-orang di organisasi Anda untuk bertindak rasional dalam menghadapi irasionalitas yang besar, yang merupakan bencana. Shakespeare pernah berkata, “Segala sesuatunya siap ketika pikiran kita sudah siap.” Itu, dan data Anda, dapat menyelamatkan perusahaan Anda.

Kiat dari ahlinya:

TOIGO: “Perencanaan pemulihan bencana terlihat rumit, namun pada kenyataannya ini merupakan penerapan sederhana dari akal sehat. Buatlah rencana fleksibel yang melindungi dua aset penting Anda yang berharga – sumber daya manusia dan data Anda. Dan buatlah rencana tersebut berdasarkan peristiwa bencana yang perlu dilakukan. melakukan evakuasi, namun dapat dengan mudah diperkecil untuk merespons kejadian yang lebih kecil.”

Klik di sini untuk mengunjungi halaman Bisnis Kecil BARU FOXBusiness.com.