Mont. Agen meninggalkan informasi di komputer lama

HELENA, Mont. – Badan-badan negara gagal menghapus informasi pribadi sebelum komputer pemerintah yang sudah tua tidak lagi digunakan, sehingga menyebabkan pengungkapan nomor Jaminan Sosial dan nomor kartu kredit, rekam medis, dan nomor pajak penghasilan kepada publik menjadi berisiko, sebuah laporan baru mengungkapkan.

Audit legislatif, yang diperoleh pada hari Selasa, menyalahkan kebijakan negara yang tidak jelas atas hard drive komputer yang tidak “digosok” dengan benar sebelum mesin tersebut disumbangkan ke distrik sekolah, diberikan kepada lembaga negara lain atau dijual kepada publik.

“Negara bagian tidak memiliki kebijakan tunggal dan jelas yang menginstruksikan departemen mengenai penghapusan informasi, memberikan tanggung jawab untuk mendefinisikan data sensitif, dan memberikan tanggung jawab untuk melakukan penghapusan data dan menyatakan bahwa tugas tersebut telah dilakukan,” kata auditor.

Janet Kelly, direktur Departemen Administrasi, mengatakan dalam tanggapan tertulis bahwa lembaganya segera mulai menyusun kebijakan yang lebih ringkas untuk memastikan bahwa informasi pribadi yang disimpan oleh pemerintah tidak dipublikasikan.

“Bahasa yang dihasilkan mengharuskan semua data dihapus dari hard drive,” katanya.

Jeff Brandt, penjabat kepala informasi negara bagian, mengatakan pada hari Selasa bahwa kebijakan baru tersebut harus selesai pada pertengahan Juli. Sementara itu, katanya, peringatan telah diberikan kepada seluruh pejabat TI di seluruh pemerintahan negara bagian.

“Kami memberitahu masyarakat untuk tidak membuat asumsi apapun mengenai pilihan disk scrubbing,” katanya. “Berjalanlah ke samping untuk memastikan semuanya sudah terhapus.”

Brandt mengatakan informasi yang ditemukan oleh kantor auditor tidak pernah dirilis, sehingga masyarakat yang terkena dampaknya tidak perlu khawatir. Namun, dia mengakui bahwa negara tidak memiliki cara untuk mengetahui apakah data lain pada komputer lain yang dibuang oleh negara telah diungkapkan selama bertahun-tahun ketika mesin tersebut berpindah tangan.

Negara bagian ini memiliki sekitar 11.000 komputer desktop dan secara rutin membuang mesin-mesin yang menua. Tahun lalu saja, 51 lembaga memusnahkan lebih dari 2.300 komputer. Sebagian besar diberikan kepada distrik sekolah.

Kebijakan negara bagian mengharuskan semua informasi lembaga dihapus dari komputer “sedemikian rupa sehingga tidak dapat dipulihkan” setelah mesin tersebut meninggalkan departemen. Namun audit tersebut mencatat bahwa sebagian dari kebijakan tersebut juga mengacu pada penghapusan “informasi penting”, kata-kata yang tampaknya membuat kebijakan tersebut tidak konsisten.

Kebijakan tahun 1996 mengamanatkan bahwa setiap komputer harus disertifikasi bahwa semua data telah dihapus, namun persyaratan yang sama tidak tercantum dalam kebijakan saat ini, kata laporan itu.

Mark Athearn, yang mengepalai kantor kelebihan properti negara bagian, mengatakan kantornya telah berhenti mengumpulkan komputer sampai kebijakan negara bagian yang diubah diterapkan.

Auditor memperoleh 18 komputer pemerintah yang dibuang dan menemukan 12 di antaranya berisi informasi terkait departemen yang menggunakannya. Hard drive tersebut berisi perangkat lunak yang seharusnya dihapus, catatan sidang hukum, file pertemuan, email warga kepada staf departemen dan informasi tentang permohonan izin.

Delapan mesin tersebut juga menyimpan data rahasia, termasuk 386 nomor Jaminan Sosial, catatan keuangan 182 orang, 84 file bisnis dan informasi tentang pencari kerja.

Audit tersebut mengatakan semua lembaga yang dihubungi mengetahui kebijakan yang mengharuskan hard drive dibersihkan sebelum membuang komputer, namun beberapa departemen menggunakan alat yang tidak mampu menghapus informasi sepenuhnya.